I. Obsah a účel dokumentu
1. V tomto dokumentu jsou obsaženy informace týkající se ochrany osobních údajů poskytnutých návštěvníky webových stránek www.niktelreality.cz, našimi klienty, obchodními partnery a zájemci o naše služby a produkty.
2. Účelem tohoto dokumentu je seznámit Vás (subjekty údajů) s Vašimi právy a poskytnout srozumitelné informace o tom, jak bude s osobními údaji nakládáno.
3. Vážíme si Vaší důvěry, se kterou nám své osobní údaje poskytujete. Ochranu soukromí a osobních údajů považujeme za prvořadou povinnost. S osobními údaji nakládáme výhradně v souladu s platnou legislativou, postupujeme nejen podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ale nakládání s osobními údaji přizpůsobujeme i Nařízení (EU) 2016/679, tj. obecnému nařízení o ochraně osobních údajů, které vstoupilo v účinnost 25.5.2018 a je všeobecně známé pod zkratkou GDPR. Extrémně důležitá je pro nás také ochrana soukromí těch nejmladších. Z tohoto důvodu neukládáme ani nesbíráme informace o těch, o kterých víme, že jsou mladší 13 let. Žádná část našich stránek není upravena tak, aby lákala kohokoliv mladšího 13 let.
4. Jen pro úplnost uvádíme, že předpokládáme, že veškeré údaje, které nám sami poskytnete, jsou údaji pravdivými a aktuálními a že v případě, kdy dojde v tomto směru ke změně, budete nás o ní bez zbytečného prodlení informovat, abychom i my mohli zjednat nápravu.
II. Správce osobních údajů – kdo jsme a jak nás můžete kontaktovat
1. Pro účely ochrany osobních údajů a uplatnění Vašich práv je správcem Vašich osobních údajů společnost Realitní kancelář NIKTEL, s.r.o., IČ: 28945581, se sídlem Kročehlavská 67, 272 01 Kladno, která Vám poskytuje své služby (např. se kterou vyjednáváte o smlouvě nebo se kterou máte smlouvu již uzavřenou).
(dále jen „NIKTEL“ nebo „my“, „náš“, „nás“)
Aktuální kontaktní údaje na nás jsou: kontaktní e-mail: info@niktelreality.cz, kontaktní telefon: +420 777 555 444 a užíváme webové stránky: www.niktelreality.cz.
Tímto Vás informujeme, že jako subjekt údajů, jste oprávněni vykonávat veškerá práva dle těchto zásad ochrany osobních údajů u společnosti Realitní kancelář NIKTEL.
III. Jaké osobní údaje zpracováváme a jak je získáváme?
1. Zpracováváme údaje, které nám sami poskytnete. V konkrétních případech může jít zejména o poskytnutí údajů vyplněním některého z formulářů nebo zveřejněním inzerátu na webových stránkách či v tisku, poskytnutí údajů při přípravě smluv a souvisejících dokumentů a v souvislosti s realizací smluv (tj. zejména v souvislosti se zprostředkováním nákupu, prodeje, darování nemovitostí, zřízení či odstranění omezení vlastnického práva či právních vad na nemovitostech a dále také pronájmu či podnájmu nebo financování nemovitých věcí). Dále zpracováváme osobní údaje v souvislosti s vypracováním ocenění nemovitostí, projevení zájmu o bližší informace či prohlídku nemovitosti, při osobním kontaktu (včetně údajů předaných při prohlídkách nemovitostí), zájmu o zpracování PENB, a to telefonicky, písemně, e-mailem nebo jinými komunikačními prostředky (sms zprávy, zprávy v aplikacích typu skype, FB messenger, poptávky zadané skrze poptávkové formuláře na realitních webech).
2. Zpracováváme také údaje, které sami zveřejníte na internetu a zejména na sociálních sítích (např. Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, Google+).
3. Pokud pro zpracování některých osobních údajů pro konkrétní účely zpracování musíme mít Váš souhlas, pak takové údaje k danému účelu zpracováváme jen s Vaším souhlasem.
4. Mohou nastat situace, kdy ke zpracování údajů Váš souhlas nepotřebujeme, pak zpravidla zpracováváme Vaše údaje na základě oprávněného zájmu, nebo v okamžiku, kdy nám to nařizuje zákon či jiný právní předpis (např. zákon o účetnictví, AML zákon, apod.).
5. Osobní údaje, které zpracováváme:
Podle toho, jaké naše služby využíváte, můžeme zpracovávat některé z následujících osobních údajů: Jméno, příjmení, titul, adresa, datum narození, věk, rodné číslo, IČ, DIČ, telefonní číslo, e-mail, vzdělání, povolání, rodinný stav, platební údaje a bankovní spojení, IP adresu, cookies, informace sbírané pro Google Analytics a AdWords, dále informace o objednaných službách, informace o tom, jaké služby jsme vám poskytli, Váš rodinný stav, pohlaví, fotografie, na které jste zobrazeni, videozáznamy, na kterých jste zaznamenáni, údaje a obrazové záznamy o nemovitých věcech, jichž se Váš obchod týká (ve spojení s dalšími údaji), údaj o velikosti obce, kde žijete, případně další nezbytné údaje. Zpracováváme též údaje o komunikaci s Vámi. Tyto údaje vznikají při komunikaci související s poskytováním našich služeb. Jedná se o písemnou a elektronickou komunikaci se zákazníkem a záznamy telefonických hovorů.
IV. K jakým účelům osobní údaje zpracováváme, po jakou dobu a co nás k tomu opravňuje?
A. Zpracování osobních údajů za účelem uzavření smlouvy a plnění smluvních povinností
1. Abychom s vámi mohli uzavřít smlouvu a dodat Vám Vámi objednané služby a vést i s tím související komunikaci s vámi, zpracováváme tyto běžné osobní údaje: Jméno, příjmení, titul, adresa, datum narození, věk, rodné číslo, IČ, DIČ, telefonní číslo a e-mail.
2. Právním titulem (oprávněním) pro zpracovávání těchto údajů je přímo plnění smluvních povinností ze smlouvy uzavřené mezi námi. Takovou povinností může být například příprava kupní / nájemní / darovací, či jiné smlouvy na zprostředkovávanou nemovitost, plnění povinností dle příkazní smlouvy, vypracování tržního ocenění nemovitosti, zajištění financování koupě nemovitosti, zajištění zpracování průkazu energetické náročnosti budovy, aj.. Přitom nemusí jít vyloženě o smlouvu uzavřenou v klasické tištěné podobě, vlastnoručně podepsané. Může jít např. i o smlouvu uzavřenou ústně, po telefonu, nebo elektronicky.
3. K tomuto účelu osobní údaje zpracováváme po dobu trvání smluvního vztahu mezi námi. Po skončení smluvního vztahu jsou pak některé údaje uchovávány pro účely plnění právních povinností nebo pro účely oprávněného zájmu, jak se dočtete v následujících částech tohoto dokumentu.
B. Zpracování osobních údajů pro splnění povinností z účetních, daňových a dalších právních předpisů
1. Abychom dostáli povinnostem vyplývajícím z platných právních předpisů, zejména v oblasti účetnictví a daňového práva a povinností vyplývajících ze zákona č. 253/2008 Sb., o některých opatřením proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu („AML zákon“), zpracováváme tyto údaje: Jméno, příjmení, adresa, IČ, DIČ, údaje o nemovitostech a finančních tocích s Vaší osobou spojené.
2. Doba, po kterou jsou údaje zpracovávány, je stanovena přímo příslušnými právními předpisy, které nám povinnost jejich zpracování ukládají.
C. Zpracování osobních údajů pro účely oprávněných zájmů našich nebo třetí osoby
Oprávněný zájem může pokrývat celou řadu situací. Proto Vás informujeme o oprávněných zájmech, pro které osobní údaje zpracováváme, tj. např.:
C1 - Oprávněným zájmem je ochrana a prokázání našich práv a právních nároků, zejména z uzavřených smluv anebo způsobené újmy. Součástí tohoto oprávněného zájmu je nahrávání telefonických hovorů s našimi zákazníky a partnery za účelem zlepšování našich služeb. Pro tyto účely uchováváme údaje po dobu 10 let po ukončení smluvní spolupráce nebo našeho posledního kontaktu, pokud k uzavření smlouvy nedošlo. Tato lhůta je stanovena vzhledem k promlčecím lhůtám nároků v civilních i trestních řízeních. Pro tyto účely jsou uchovávány údaje ze smluv a naší vzájemné komunikace.
C2- Oprávněným zájmem může být též připomenutí blížících se termínů Vašich důležitých daňových, či jiných povinností.
C3- Oprávněným zájmem je dále přímý marketing. Pro zasílání obchodních sdělení sestavených přímo pro Vás, na základě Vašich požadavků (typicky např.: nabídky nemovitostí, které hledáte), včetně např. vánočních, či narozeninových přání, budeme zpracovávat tyto osobní údaje našich klientů: jméno, příjmení, adresu, e-mail.
D. Zpracování osobních údajů na základě Vašeho souhlasu
1. Pokud nám udělíte svůj souhlas, budeme zpracovávat Vaše osobní údaje k zasílání nabídky našich realitních služeb. Váš souhlas budeme k tomuto zpracování potřebovat v případě, že nejste našim klientem. Před tím, než nám Váš souhlas udělíte, budeme Vás informovat o tom, jakých údajů a k jakému konkrétnímu účelu zpracování se bude souhlas vztahovat. Svůj souhlas můžete kdykoli odvolat. Pokud ovšem některé Vaše osobní údaje zpracováváme i na základě jiného právního titulu (viz pod písmeny A až C výše), budeme pro tyto účely osobní údaje zpracovávat i po odvolání Vašeho souhlasu, protože k takovým konkrétním účelům souhlas nutný není.
V. Zpřístupnění osobních údajů jiným osobám
1. Se zajištěním některých našich smluvních nebo zákonných povinností nám pomáhají další osoby, které jsou v pozici zpracovatelů. Zejména se jedná o spolupracující účetní/daňové poradce, externí právní zástupce a spolupracující advokátní kanceláře, finanční poradenské společnosti, zpracovatele projektových dokumentací, průkazů energetických náročností budov, zpráv o inspekci nemovitostí, bankovní ústavy, poskytovatele IT a webhostingových služeb, softwarových aplikací, on-line služeb, cloudových služeb, jako např. Google Disk, Google Analytics, Google kalendář, poskytovatel e-mailu. Se zpracovateli máme uzavřené smlouvy, ve kterých je sjednáno plnění povinností v oblasti ochrany osobních údajů, aby Vaše údaje zůstaly v bezpečí. Jsou to pouze takové subjekty, které nám poskytují dostatečné záruky a garantují splnění požadavků na základě platných právních předpisů.
2. Osobní údaje budou zpřístupněny i příslušným správním orgánům, pokud nám takovou povinnost ukládá zákon (tj. zejména v případě provádění kontroly, při které je daný orgán oprávněn předložení osobních údajů vyžadovat).
VI. Jak Vaše osobní údaje zabezpečujeme
1. Děláme celou řadu bezpečnostních opatření, která mají za cíl chránit Vaše osobní údaje.
2. Data v elektronické podobě jsou uložena v zabezpečených technických zařízeních, či datových centrech v České republice a data v tištěné podobě jsou fyzicky chráněna před neautorizovaným přístupem třetí osoby.
3. K ochraně elektronických dat používáme moderní technologie, které odpovídají aktuálnímu stupni technického rozvoje, a realizujeme veškerá možná aktuálně známá opatření, abychom osobní údaje zabezpečili před neoprávněnými zásahy třetích stran.
4. Veškerá bezpečnostní opatření z naší strany musí být nutně doplněna i odpovědným chováním z Vaší strany. Zejména tak, že budete dodržovat základní obecná bezpečnostní opatření.
5. Dále prosím mějte na paměti, že v případě, kdy s námi budete komunikovat e-mailem, prostřednictvím chatu, nebo jiných aplikací, nemusí být tyto způsoby komunikace šifrovány. Proto byste je neměli používat ke sdělování důvěrných informací.
VII. Informace o dalších Vašich právech v oblasti ochrany osobních údajů
A. Právo na přístup k osobním údajům
Jde o právo na potvrzení, zda zpracováváme Vaše osobní údaje a pokud ano, pak na přístup k těmto údajům a informacím o jejich zpracování. Toto právo můžete využít zdarma pro první dotaz v daném kalendářním roce. Každý další dotaz v daném kalendářním roce bude zpoplatněn poplatkem 500 Kč za každou jednu žádost.
B. Právo na opravu osobních údajů
Jde o právo na to, abychom bez zbytečného odkladu opravili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. S přihlédnutím k účelům zpracování máte právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečné
C. Právo na výmaz osobních údajů (právo „být zapomenut“)
V případech stanovených zákonem nebo GDPR máte právo požadovat, abychom bez zbytečného odkladu vymazali Vaše osobní údaje (v GDPR jsou důvody uvedené v čl. 17, včetně uvedení výjimek, kdy se výmaz neprovede). Přejete-li si vymazat Vaše osobní data, napište nám, prosím, e-mail a my Vaše data bez zbytečného odkladu vymažeme. Tímto Vaším odvoláním souhlasu však není dotčeno zpracování Vašich osobních údajů v rozsahu nezbytném pro splnění jiných povinností, které nám ukládá zákon nebo jiný právní předpis.
D. Právo na omezení zpracování
V případech stanovených v čl. 18 GDPR máte právo požadovat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů.
E. Právo na přenositelnost údajů
Za podmínek stanovených v čl. 20 GDPR máte právo získat své osobní údaje a předat je jinému správci. Je-li to technicky proveditelné máte právo požadovat přímo předání jinému správci.
F. Právo vznést námitku
V případech, kdy osobní údaje zpracováváme pro účely oprávněných zájmů, máte právo vznést námitku proti takovému zpracování a pak nadále nebudeme údaje zpracovávat, pokud náš oprávněný zájem nebude převažovat nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami. Pokud je oprávněným zájmem přímý marketing, pak má vznesení námitky vždy za následek ukončení dalšího zpracování pro účely přímého marketingu.
G. Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Pokud se domníváte, že dochází k porušování Vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů, máte právo podat stížnost k Úřadu na ochranu osobních údajů. Bližší informace o úřadu i ochraně osobních údajů naleznete přímo na stránkách úřadu www.uoou.cz
V případě, že budete mít další dotazy ke zpracování Vašich osobních údajů u nás, můžete nás kontaktovat na e-mailu info@niktelreality.cz.
Toto znění je účinné od 25. 5. 2018.